納期を決めるのは自分
いつも仕事に追われてヘトヘトになっている人には、共通点があります。
それは、時間を受動的に使っていることです。
たとえば1つの仕事を任されたときに、何も計画をたてずに仕事を進めていたのでは、仕事が完成するまでに時間がかかります。
自分で時間制限を設けましょう。
作業に取り掛かる前に、その作業の全体像を確認し、どのように手順で作業を進めるかを考えます。
そして、1時間以内に完成させようなど、納期を自分で決めるのです。
たとえ依頼した人が、あさってまでに仕上げてくれればいいからと言ったとしても、自分の納期は自分で決めましょう。
自分で納期を決めなければ、だらだらとあさってまでかけて作業する可能性が高く、時間がムダになります。
そして1時間以内にやると決めたら、集中してその作業だけを行います。
メールの確認も同僚との会話もすべて後回しにしましょう。
仕事をいくつも抱えてパニックになったら？
時間の使い方がヘタな人は、やらなければいけないことをたくさん抱えているのも特徴です。
確かに仕事は、次から次に飛び込んできます。
この書類の作成をお願い。
A社に見積書をもって交渉してきて。
3時から緊急会議があるよ。
などなど……。
今やっている仕事が片付かないうちに、あれもこれもと新しい仕事が舞い込んできます。
いくつもの作業を同時にこなすとき、人はパニックに陥ります。
やるべきことが多すぎると感じたら、少し立ち止まりましょう。
やるべきことを全て紙に書き出して、リストアップしてください。
抱えている仕事を文字にして、客観的に見つめなおすだけで、冷静さが戻ってきます。
この仕事は、○○さんにお願いしよう。
優先度が高いのはこの作業だから、すぐに取り掛かって、書類の作成は明日でも大丈夫など、仕事を進める計画も立てやすく、順序良く仕事が進められます。
スキマ時間の使い方を考えよう
時間の使い方がヘタな人は、スキマ時間の使い方もヘタです。
取引先を訪問して、相手が会話ブースにやって来るまでの5分間。
電車を待っている時間。
ランチを注文してテーブルに運ばれてくるまでの10分間。
駅から会社まで歩く時間など、スキマ時間は一日に何度も訪れます。
あらかじめスキマ時間が1分の場合はTODOリストを見返す、スキマ時間が5分の場合はメールをチェックする、スキマ時間が10分あれば本を読むなど、スキマ時間の具体的な利用法を決めておきましょう。
そうしておくと、電車を待つ時間は読書時間になりますし、こまめにTODOリストをチェックしながら次の行動プランが立てられます。
仕事に追われないためには、時間に使われるのではなく、時間を使いこなすという攻めの感覚が大切です。