問題をはっきりさせることから始める
日本最大の企業でもあるトヨタは、問題に対処するためにどのような手順を踏んだら良いのかという、8つのステップを設け、それを社員に実行させています。
この8つのステップによって問題を体系的に捉え、効率よく対処することができるようになっているため、多くの企業がこのメソッドを採り入れるようになっています。
最初のステップは、「問題を明確にする」ということです。
トラブルの根本がどこにあるのか、機械自体が悪いのか、それを操作する人がミスをしたのかということをはっきりとさせます。
その後、「問題点を特定して現状を把握する」というステップを踏みます。
現状ではどんなトラブルが出ているのか、そのトラブルはどの部署、もしくはどのラインで特に生じているのかなどを突き止めます。
目標を設定してトラブルを解決する
問題の根本と何が原因であるかを分析することができたら、今度はどのようにトラブルに対処するかを考えていきます。
それにあたって、まず「目標を設定する」、「要因を解析する」という二つのステップが重要になってきます。
問題をどの程度まで解決して、最終的にはどのような着地点に落ち着きたいのかを決めることによって、全体的な方針が見えてきます。
その後、具体的にどのようなメカニズムで問題が発生しているのかを分析して、それを断ち切るにはどのような手段を採れるのかを探していきます。
原因と解決方法というのは密接に関係していますので、このステップをじっくりと行うことが重要です。
その後、「対策を立て」、「対策を実行する」というステップを踏みます。
原因やどのように問題を解決するかの大まかな流れがすでに分かっていますので、後は具体的に誰がどのようにそのトラブルを解決するかを決めることになります。
対策を具体的に決めたらそれを分かりやすい形にして、確実に実行できるようにします。
評価をすることで次のトラブルを防げる
対策を実行することができたら、その後「評価する」というステップが必要となります。
それによって、行った対策方法が有効であったかを見ることができて、より良い方法を探すこともできるようになります。
最後の8つ目のステップとして「標準化する」という手順を踏むことも重要です。
ミスは繰り返されることもありますので、同じようなことが起きた時によりスムーズに物事を解決するために、トラブル解決法を標準化することによって、将来に活かすこともできます。
様々な部署でも活用できるような標準的なルールを作ったり、より詳細なマニュアルを作成することで、ミスを事前に防ぐことにもつながりますので、とても重要な最終ステップだということができるでしょう。