まずは今日中にやらなければならないことを挙げてみる
やるべきことがたくさんあるのに、どうもうまく仕事の効率が上がらずに仕事が終わらなかったり、中途半端になってしまうという人の問題は、タスク管理がうまくできていないことにあります。
上手にタスクを管理することができれば、効率的に作業を進めていくことができて、思うように仕事を終わらせられます。
タスクの管理法はいろいろなものがありますが、自分でタスク管理がうまくないという自覚があるようであれば、できるだけシンプルな方法を選ぶのがベストです。
そのシンプルな方法の第一段階は、今日中にやらなくてはならないことすべてを、まずは書き出してみるということです。
すべての作業を書き出すことで、全体でどのくらいの作業量があるかをイメージできますし、意識を仕事に集中するのに役立ちます。
すぐにやるべきこと、重要なことに分けてタスクを作成する
その日のうちにやらなくてはならないことをすべて書き出したら、それをどのような順番でやるかを分けていく作業が必要になります。
この作業をしっかりとしないと、全体の作業効率が落ちてしまって、タスク管理がうまくいかなくなってしまうのです。
タスクを分けていくにあたっての分類項目は、緊急度はどのくらいかということと、重要度はどのくらいかということです。
その度合いに応じて、すべての作業を分けていきましょう。
その際、緊急度と重要度を別々に評価するようにして、それぞれのレベルに応じて自分なりの記号を付けていくと後々整理するのに役立ちます。
このレベル分けができたら、緊急性があり、なおかつ重要度の高いものから順にリストにしていきます。
こうしてできたリストを見れば、どの仕事から始めれば良いかが一目瞭然となります。
時間の管理も行う
作業順のリストが完成したら、それぞれの作業にどのくらいの時間が必要となるかを計算して、所要時間とどのくらいまでに終わるかを書き込んでいきましょう。
時間を書き込むことで全体のスケジュールができますし、どのくらいまでにそれぞれの作業を完成させたいかという目標を持つことができます。
この、タスク表に時間を書き込むという作業をする際には、ある程度余裕のある時間割を書き込むようにして、確実にそれぞれのタスクを成し遂げられるようにするのがポイントです。
また、目標時間と最低どの時間まで終わらせなければならないかを書くことで、モチベーションを上げることにもつながります。
タスク管理はたくさんの仕事を上手に調整して、より早く、そしてより質の高い仕事を行うのに役立ちますので、ぜひとも覚えたい管理方法です。
タスク作成自体は数分もあれば終わりますので、朝の時間に行うようにしましょう。