ペーパーベースのタスク管理に回帰する人が増えている
スマホで様々なことができるようになってから、スケジュール管理やタスク管理などを高機能のアプリで行う人が多くいます。
しかし、最近ではこうしたハイテク管理法から、紙とペンでタスク管理をするという方法の方がいいと感じて、ペーパーベースに戻ってきている人が多くいます。
その理由はいくつかありますが、やはり手軽に管理ができるのがいいと思う人が多いようです。
手元にあるメモとペンでさらさらっとやるべきことを書き留めていけるので、気分的にとても楽なのです。
また、実際に手で文字を書くことでやるべきことへの意識を高められると感じる人も多く、スマホに打ち込むよりも、心理的に手書きの方が気持ちを持っていきやすいというメリットがあります。
とりあえずすべきことを書き出し緊急度をレベル付けする
紙とペンでタスク管理をしようと思うのであれば、まずしなければならないこと、したいことを思いつくままに紙に書き留めていくことから始めましょう。
その後、そのリストの中で、緊急度と重要度をランク付けしていきます。
この際には、「A」、「B」、「C」や「1」、「2」、「3」などの記号を使って緊急度と重要度を分けていくと理解しやすくなります。
そして、緊急度と重要度の両方が高いものから順に別の紙、もしくは同じ紙の下の部分に書き留めていきます。
当然、緊急かつ重要なものから始めていくべきですので、最初に手を着けていくことになります。
その後、緊急度が低いもの、重要度が低いものにとりかかっていくという順でタスクを書き留めていきます。
紙とペンでタスク管理をするのが便利な点としては、このリストのそれぞれの項目に、何らかの注意事項や後から付け加わった付随するやるべきことなどを脇に書き留めていけることです。
特に、リストの中のやるべきこと同士に関連性がある場合は、一つのタスクが終了した後に生じた変更事項などを他のタスクの部分に書き込めます。
タスクに応じて作業をしていく
しっかりとしたタスクができたら、後はその順番に応じて仕事を進めていくだけです。
きちんとした予定がこのタスク表によって出来上がっていますので、効率よく時間を用いられるのが利点です。
あまりタスク表を複雑にするのはよくありませんが、簡単な時間割のようなものをタスク表に同時に書き記していくと、スケジュール管理も同時にできることになります。
終わった作業については、タスクメモに線を引いて消去するようにしましょう。
一つの作業について毎回消す作業をしていくと、達成感があって次の仕事に進んでいくモチベーションともなります。
これもまた手書きでタスク管理をするメリットだと言えます。