予定が見やすいタイプの手帳を選ぶ
スケジュールを管理にするのに大きく役立つ手帳ですが、上手に手帳を選ばないと管理がうまくいかずに仕事がはかどらないこともあります。
そこで、生産性と効率をアップするためには、使いやすい手帳選びからスタートする必要があります。
文具店や書店に行けばたくさんのタイプの手帳が売られていますが、どれもが仕事の効率を上げてくれるものとは限らないので、しっかりと選ぶようにしましょう。
まず使いやすい手帳の条件としては、予定が見やすい形式となっているということが挙げられます。
その点で一番良いのは週ごとの予定が組めるタイプの形です。
というのも、日単位のスケジュール表だと、たくさんの予定を書き込めてその日の予定は見やすいという利点はありますが、異なる日の予定が見づらく、次の日に行うべきこととの連動が難しくなるからです。
一方で、月単位のスケジュール表は長いスパンでの予定が見やすく全体の流れがつかみやすいというメリットがありますが、その日の予定が見づらかったり、十分に書き込みができなかったりします。
こうした点を考えると、週単位のスケジュールが一番見やすくて効率的なのです。
一つの手帳ですべてをまとめる
いくつかの手帳を持っていたり、ペーパーベースの手帳とスマホアプリのスケジュール表を同時に使っていたりする人もいますが、いくつもの手帳を持つのは効率を下げてしまいます。
同じ日に行うことや、タスク管理とスケジュール管理のバランスがうまくいかずに、作業の配分を間違えてしまうこともあります。
そのため、一つの手帳でTodo管理やスケジュール管理、メモなどを行った方が良いのです。
また、ビジネス上の予定とプライベートの予定も一つの手帳にまとめた方が他の手帳などを参照しなくて済みますし、ダブルブッキングを避けることができます。
できるだけ一つにすべての情報を集約した方が、効率よく予定を組むことができてミスがなくなります。
時間の配分も必ず記入する
手帳にスケジュールを書き込む際には、単になすべき作業を記入するだけでなく、時間割も書き込むようにしましょう。
そうすることでどのくらいの時間で作業を終わらせるべきかが分かりますし、仕事を終える目標を持つこともできるようになります。
可能なら、スケジュールの中に注意事項や移動手段、次の日もしくは午後の作業への引き継ぎ事項などを書き込んでおくと、すべての作業を時間通りに終える助けとなります。
このように使いやすい手帳を選び、上手にスケジュールの管理を行うことで、以前よりもずっと効率よく仕事を進めることができるようになります。
たかが手帳と思わず、自分なりに工夫してみてその違いを確認してみると良いでしょう。